Un valore di magazzino troppo alto è dovuto a un'errata gestione delle rimanenze; scopri come abbassare le giacenze seguendo gli indici di rotazione merci.
Il valore di un magazzino è frutto di diverse voci di bilancio, tra cui anche le rimanenze di magazzino. Risultato di vari fattori, le giacenze sono una spesa in termini di stoccaggio, spazio e risorse, che tuttavia non produce valore. Per garantire una gestione delle scorte più snella è fondamentale capire come abbassare le rimanenze di magazzino. In questo caso è utile analizzare l’indice di rotazione delle varie merci, in modo da organizzare il riordino o la produzione in funzione di questo, assicurando che ciò che viene prodotto o ordinato non stazioni troppo a lungo in magazzino sprecando risorse.
Il valore di magazzino: il ruolo delle rimanenze e perché abbassarle
Un magazzino in salute è segno di un’azienda che prospera e vende. Tuttavia spesso assistiamo a valori di magazzino decisamente alti: inserito in un conto economico tradizionale (non lean) questo dato potrebbe generare un riscontro positivo, ma nella realtà non è così.
Un alto valore di magazzino può essere indice di un’elevata presenza di rimanenze di magazzino: tutte quelle merci che stazionano per un tempo prolungato, spesso più del dovuto, all’interno dello stabilimento, “risucchiando” così costi di stoccaggio, di spazio e di trasporto, senza contare che rappresentano un capitale immobilizzato che non può essere reinvestito per generare valore.
Le rimanenze sono quindi una voce importante quando dobbiamo capire come calcolare il valore del magazzino, oltre ai costi di gestione degli ordini e a quelli di stoccaggio della merce.
Da questo schema capiamo come i costi di gestione del magazzino siano direttamente collegati al tempo di permanenza della merce a magazzino e alla sua quantità.
Più merce rimarrà stoccata, maggiori saranno gli spazi necessari con le relative spese; se un articolo permane a lungo in magazzino senza generare valore, ma anzi sprecandone, diventa una rimanenza.
È per questo che l’obiettivo è quello di abbassare il più possibile le rimanenze di magazzino, in modo da ottenere un meccanismo snello che non assorba più risorse del necessario.
Come fare? Seguendo gli indici di rotazione di ciascuna merce.
Cosa sono le rimanenze di magazzino e come ridurle usando l’indice di rotazione delle merci
Facciamo un passo indietro. Prima di capire come eliminare le giacenze di magazzino, riflettiamo su come si generano.
Capita spesso che l’ufficio acquisti si faccia prendere la mano con le ordinazioni della merce, magari ingolosito da qualche offerta che promette costi più bassi a fronte dell’acquisto di grosse quantità.
Altre volte invece è la produzione, nel caso delle aziende manifatturiere, a riporre grosse speranze nella capacità di vendita dei commerciali, producendo più articoli di quelli obiettivamente “piazzabili” e richiesti dal mercato di riferimento. In questo caso la “scusa” è legata alle difficoltà e lungaggini relative ai setup.
Ancora, si immagina l’arrivo di un ordine cliente improvviso e ingente e si teme di risultare impreparati.
In tutti questi casi, il risultato sono giacenze inutili e costose, che occupano spazio e non generano valore, poiché si tratta di capitale non ancora venduto, e che potrebbe rischiare di non esserlo mai. Intervengono infatti fattori come l’obsolescenza, le scadenze (nel caso di prodotti deperibili) e la stagionalità.
Identificate quindi come una problematica da risolvere, proviamo a capire come eliminare le giacenze di magazzino, o perlomeno ridurle al minimo.
È utile a questo proposito analizzare l’indice di rotazione del magazzino.
Solitamente esistono merci con un indice di rotazione più alto, ossia che vengono vendute velocemente e in modo costante; altre che invece impiegano più tempo a lasciare il magazzino.
Sulla base di queste osservazioni è opportuno valutare l’approvvigionamento di ogni articolo, per non rischiare di fare scorta di un articolo che non verrà venduto facilmente prima di molto tempo, occupando spazio e risorse che potrebbero essere usate per altri articoli ad alta rotazione.
L’obiettivo è quindi quello di abbassare il costo di magazzino in favore di una gestione più snella e resiliente ai rischi del mercato.
L’uso dell’indice di rotazione nella gestione delle scorte: un traguardo lean
Per ridimensionare al massimo le rimanenze di magazzino occorre quindi valutare quale sia il modello di produzione e gestione delle scorte migliore rispetto alle esigenze dell’azienda stessa.
Analizziamo di seguito tre possibili situazioni, che vedono protagonista un’ipotetica azienda che produce e vende un articolo X. Immaginiamo la produzione suddivisa in 24 settimane, e osserviamo la giacenza media, il totale degli scarichi merce, l’indice di rotazione e l’indice di giacenza media rispetto allo stesso articolo prodotto in una, due e quattro soluzioni.
Caso 1: una produzione
Giacenza media: 1.150 pezzi
Totale degli scarichi merce: 2.400 pezzi
Indice di rotazione: 2,09 volte
Indice di giacenza media: 174,90 giorni
Caso 2: due produzioni
Giacenza media: 550 pezzi
Totale degli scarichi merce: 2.400 pezzi
Indice di rotazione: 4,36 volte
Indice di giacenza media: 83,65 giorni
Caso 3: quattro produzioni
Giacenza media: 250 pezzi
Totale degli scarichi merce: 2.400 pezzi
Indice di rotazione: 9,60 volte
Indice di giacenza media: 17,50 giorni
Si nota come nell’ultimo grafico l’indice di giacenza media sia di appena più di due settimane, contro i quasi 6 mesi del primo grafico: di conseguenza per quella merce anche i costi di stoccaggio e gestione saranno esponenzialmente più bassi in caso di indice di rotazione più alto.
Inoltre, supponiamo che verso la dodicesima settimana si verifichi un evento straordinario, come una pandemia, che blocchi completamente la domanda dell’articolo in questione: nel primo caso l’azienda dovrà sobbarcarsi i costi di gestione di ben 1.200 articoli invenduti e a rischio danneggiamento e obsolescenza, senza avere un orizzonte certo di ripresa delle vendite.
Può anche verificarsi l’evento contrario, ossia un’improvvisa crescita della domanda rappresentata per esempio da un ordine ingente di 600 pezzi. Supponendo che questo si verifichi alla sedicesima settimana, solo nei primi due casi l’ordine riuscirà ad essere evaso immediatamente, poiché grazie alla gestione delle scorte si disporrebbe di 800 pezzi. Nel terzo caso invece, avendo solo 200 pezzi a magazzino, la risposta non sarebbe altrettanto rapida e puntuale.
Ogni azienda quindi deve fare i conti con le proprie necessità di vendita, di produzione o di ordinazione delle merci, nonché con le necessità del proprio mercato di riferimento.
Garantire un alto indice di rotazione delle merci consente sicuramente un abbassamento significativo delle giacenze di magazzino, tuttavia non esistono metodi standard applicabili a occhi chiusi a tutte le aziende. Ognuna deve valutare le proprie priorità, analizzando i KPI specifici e gli indicatori che delineano gli aspetti salienti da tenere in considerazione. In questa fase di valutazione potrebbe essere utile avvalersi della consulenza di un Lean Manager specializzato nell’efficientamento lean della produzione e dei suoi diretti correlati, come la gestione delle scorte.
Autore: Elena BruscaglinData pubblicazione: 15/07/2021